Un evento es un proyecto que tiene varias etapas que deben ser cuidadosamente planificadas y ejecutadas para garantizar su éxito. La gestión de riesgos en un evento es un aspecto indispensable para identificar, evaluar y mitigar posibles problemas que puedan surgir a lo largo del proceso. En este articulo te enseñaremos lo que debes saber acerca de cómo realizar una gestión de riesgos adecuada en un evento.
¿Qué es la gestión de riesgos en un evento?
Para comprender que es la gestión de riesgo en un evento primero tenemos que definir que es un riesgo; puede que al escuchar la palabra “riesgos”, lo primero en lo que pienses sean las cosas que pueden salir mal en cuanto a la seguridad del evento, pero los riesgos abarcan mucho más que solo la seguridad. También incluyen aspectos de un evento como la logística, la coordinación del equipo, la satisfacción de los asistentes, la calidad del servicio, y hasta factores externos como pueden ser el clima y la tecnología.
En un evento, un riesgo puede ser cualquier cosa que pueda afectar negativamente el desarrollo del evento o la experiencia de los participantes, por ejemplo:
- Problemas con la electricidad en el lugar del evento
- Retrasos en la llegada de materiales o personal
- Fallos en la tecnología utilizada
- La posibilidad de que un orador principal cancele su participación en el último momento.
La gestión de riesgos en un evento implica no solo identificar y evaluar estos riesgos, sino también implementar estrategias para reducir su impacto o mitigarlos para asegurar que el evento se realice sin mayores dificultades.
¿Por donde empezar?
El momento adecuado para comenzar con la planificación de la gestión de riesgos durante la fase pre-evento, es decir su concepción y planificación. Esto se debe a que durante esta etapa puede ser más sencillo identificar y evaluar los posibles riesgos y establecer estrategias de mitigación y planes de contingencia.
Identificar los riesgos antes de la ejecución del evento, es la manera más adecuada de prevenirlos y actuar de la manera rápida y eficaz posible en el caso de que ocurran, evitando que escalen y se conviertan en un problema mucho mayor.
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¿Como se realiza un plan de gestión de riesgos en un evento?
Como event planner debes saber que cada evento es distinto y que influyen diferentes factores como el lugar donde se realiza o la cantidad de invitados, por eso puede ser complicado identificar todos los riesgos asociados, pero afortunadamente siguiendo algunos pasos clave podrás establecer un plan de gestión de riesgos efectivo que podrá ayudarte a minimizar los problemas y asegurar el éxito del evento…
1.- Identificar y evaluar los riesgos
Para prevenirlos primero hay que conocerlos, es importante revisar a detalle todos los aspectos del evento para poder identificar los posibles riesgos. Tómate el tiempo necesario para hacer una lista exhaustiva de cualquier cosa que pueda salir mal.
Recuerda considerar los aspectos clave para el evento como la ubicación donde se realizará, las características del lugar, el transporte, la accesibilidad etc.
2.- Clasifica los riesgos de acuerdo a su nivel de gravedad
Una vez que hayas identificado los riesgos, clasifícalos de acuerdo a su nivel de importancia y al impacto que podrían tener en el desarrollo del evento.
De esta forma podrás priorizar los riesgos más críticos y a centrarte en ellos.
3.- Desarrolla un plan para reducir su impacto
Piensa en formas en las que puedes solucionar los problemas que estos riesgos pueden ocasionar y diseña estrategias que te permitan prevenir o minimizar su impacto.
Por ejemplo, si se trata de un evento al aire libre, asegúrate de tener una carpa o un plan alternativo en caso de lluvia.
Además de las estrategias de mitigación, elabora planes de contingencia específicos para cada riesgo. Estos planes deben estar bien documentados y ser fáciles de seguir por tu equipo en caso de que ocurra algún problema.
5.- Comunica y coordina el plan con tu equipo
Asegúrate de que todo el equipo esté al tanto sobre los riesgos identificados y las estrategias de mitigación y planes de contingencia.
Una buena comunicación y la coordinación con tu equipo es indispensable para manejar cualquier problema que surja durante el evento.
¿Cuál es la importancia de un plan de gestión de riesgos?
Los riesgos siempre estarán presentes en un evento, por eso es necesario contar con un plan de gestión de riesgos para minimizar su impacto y asegurar el éxito del evento.
Una gestión de riesgos efectiva no solo protege a los asistentes y a los organizadores, sino que también garantiza que el evento se desarrolle de manera fluida y sin contratiempos.
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