Ya sea una fiesta, un curso, un concierto o una exposición, la organización de cualquier tipo de evento puede resultar en una labor titánica y engorrosa. ¿Sabías que puedes facilitar todo el proceso con un Software de Gestión de Eventos? En este artículo te explicamos que son y porque utilizarlos puede ser útil para el éxito un evento.
¿Qué es un Software de Gestión de Eventos?
Se trata de herramientas digitales diseñadas específicamente para ayudar a los organizadores a implementar estrategias para planificar, organizar y llevar a cabo eventos de la manera más eficiente posible.
Este tipo de softwares también facilitan la automatización de los procesos relacionados a la organización de cualquier tipo de evento, incluyendo:
- Banquetes
- Congresos
- Reuniones
- Eventos Sociales
- Eventos Deportivos
- Exposiciones/Exhibiciones
- Eventos Educativos
¡Y más! La utilidad de estos softwares puede adaptarse a eventos de diferentes tamaños y capacidades.
3 características fundamentales de un software de eventos
Estas herramientas deben cumplir con características esenciales que hagan intuitiva tanto la organización como la ejecución del evento.
Un software para organizar eventos debe incluir características cómo:
1.- Interfaz intuitiva
La interfaz es uno de los elementos que más importancia tiene dentro de una plataforma. Por eso un buen Software de Gestión de Eventos debe poder utilizarse de la forma más fácil e intuitiva posible.
El objetivo es facilitar procesos, por eso debe ser fácil de utilizar tanto como para los organizadores del evento como para los invitados, una interacción simple y fluida en sus herramientas puede mejorar la eficacia con la que se realiza cada proceso.
2.- Funciones de registro
El registro para el control de acceso (con o sin venta) de invitados es uno de los aspectos más importantes a la hora de organizar un evento.
Es por eso que las plataformas con este propósito deben incluir funciones para la organización de registros con el objetivo de agilizarlo y facilitar la información de los asistentes a los organizadores.
3.- Reportes
Otro aspecto que es necesario conocer cuando se elabora un evento es la obtención de datos. Un software que facilita la obtención de reportes permite conocer con mayor exactitud si se cumplieron o no los objetivos del evento.
Estás son solo las características esenciales que deben incluir, además dependiendo de su diseño estos softwares pueden incluir herramientas adicionales enfocadas en diferentes aspectos de la organización, por lo que depende de ti elegir el software que mejor se ajuste a tus necesidades.
¿Por qué son útiles?
Un software para eventos es esencial porque permite optimizar la logística, mejorar la comunicación, y ofrecer una experiencia personalizada para los asistentes. Además, utilizarlo también fomenta la interacción y maximiza el retorno de inversión mediante el análisis de datos.
IventIA es tu mejor opción
Si tienes un negocio de organización de eventos nuestro software es para ti. IventIA es un software orientado al mercado latinoamericano capaz de adaptarse tanto a eventos sencillos como masivos. En el encontrarás herramientas para organizar cada detalle de tu evento desde un solo lugar con el nivel de sofisticación que requieras.
Nuestro software te ofrece funciones para:
- Organizar tus recursos: Dentro de la plataforma puedes los recursos que consideres necesarios para tu evento. Es posible añadirles datos como unidades de medida, cantidades y cualquier parámetro adicional que consideres necesario.
- Agilizar tu facturación: Encontrarás funciones con alta flexibilidad para obtener ordenes de servicio y facturas, asignándoles recursos individuales.
- Crear listas de precios: Es posible crear o editar listas, organizando tus recursos en servicios agregándoles una lista de precios incluyendo las ofertas o promociones vigentes.
- Administrar el espacio disponible: Con IventIA aprovechar cada rincón del lugar donde se lleva a cabo un evento nunca fue tan fácil, puedes importar un plano del lugar directamente a nuestra aplicación y compartirlo con los colaboradores de tus clientes para designarles un stand incluyendo una tarifa de acuerdo al espacio o la ubicación donde se encuentre.
- Gestión de Registros de Asistentes: Incluye funciones para registrar y controlar el acceso a cada uno de los asistentes, no importa si lo haces de forma presencial, desde una página web o entregando gafetes a los invitados o códigos QR digitales. Puedes registrarlos tu mismo o permitirles que se registren por cuenta propia.
- Portales para Clientes: En IventIA podrás crear portales web responsivos donde tus clientes podrán acceder para solicitar eventos nuevos, reservar espacios, monitorear cotizaciones y ejecución de Eventos así como la posibilidad de pagar electrónicamente por los servicios adquiridos. Incluimos un nuevo feature llamado Mosaico que te permite publicar en la Web el Calendario de tus Eventos.
Uno de sus puntos más fuertes es que no necesitas aplicaciones externas, todo lo que necesitas para desarrollar un evento lo encontrarás en una sola pantalla, únicamente necesitas un dispositivo con conexión a Internet para aprovechar todas sus características.
Además de lo anterior nuestro software incluye herramientas para el análisis de datos de manera inmediata o a largo plazo para que puedas adaptar tu estrategia según tus resultados y necesidades.
Con IventIA alcanzarás nuevos niveles de eficiencia, productividad y ahorro.
