En la organización de eventos hay conceptos que todo event planner debe conocer. Uno de los más importantes al organizar una boda es el Seating Plan, que es esencial para asegurar que los invitados se sientan cómodos y que la distribución del espacio sea armoniosa. En este artículo descubrirás en que consiste y como realizarlo correctamente para que el evento sea todo un éxito.
¿Qué es un Seating Plan?
Organizar a los invitados de una boda no es tan simple como enviar las invitaciones y esperar que cada uno se siente donde quiera. Es necesario planificar adecuadamente los lugares que ocuparan todos los invitados en las mesas del lugar donde se realiza esta celebración.
El Seating Plan, también conocido como plano de mesa es un protocolo que se utiliza para organizar y distribuir a los invitados en las mesas del banquete para garantizar el orden y la comodidad de los invitados.
Lo que debes saber antes de comenzar
Antes de comenzar a organizar las mesas del banquete de la boda, hay ciertas cosas que debes conocer para lograr hacerlo de la mejor manera posible…
¿Cuál es el mejor momento para comenzar?
El mejor momento para iniciar con Seating Plan es después de haber enviado las invitaciones de la boda, luego de que los invitados confirmen su asistencia.
De esta forma es posible obtener una lista precisa de las personas que asistirán al evento, lo que te permitirá organizar a los invitados de una forma mucho más orgánica y estructurada.
¿Dónde es el mejor lugar para colocar las mesas?
Como siempre todo depende de la cantidad de invitados y del espacio disponible en el lugar del evento.
Sin embargo, si es posible una buena opción es colocar las mesas en un espacio cercano a la recepción del lugar, sobre todo si se trata de una boda con una lista de invitados amplia. Aprovechar el espacio de manera adecuada es lo mejor para garantizar que los invitados puedan moverse con libertad.
Te recomendamos nuestro artículo: Tips para un Wedding Planner: ¿Cómo organizar una boda perfecta?
¿Cómo debe ser el orden de las mesas?
Recuerda que en una boda los novios son el foco principal del evento, el Seating Plan debe organizarse con esto en mente, siendo la mesa de los novios el punto de partida para organizar las demás mesas.
Lo ideal es que la mesa de los novios se coloque en el centro del salón o en un lugar donde sea visible para todos los invitados, mientras que en las mesas más cercanas a la mesa de los novios se distribuye a los familiares y amigos más cercanos a la pareja.
5 pasos para hacer un Seating Plan correctamente
- Conoce a tus invitados:
Haz una lista de todos los invitados y agrúpalos según sus relaciones y afinidades. Considera factores como familiares cercanos, amigos de la infancia, compañeros de trabajo, etc. - Diseña el espacio:
Traza un plano del lugar donde se celebrará la boda y distribuye las mesas de manera que se aproveche al máximo el espacio disponible. Asegúrate de que haya suficiente espacio para que los invitados se muevan cómodamente. - Asigna los lugares:
Coloca a los invitados en las mesas según sus afinidades y relaciones. Evita juntar a personas que puedan tener conflictos o que no se lleven bien. Trata de equilibrar las mesas para que todas tengan una buena mezcla de personas. - Personaliza las mesas:
Puedes dar un toque especial a cada mesa, nombrándolas según un tema que sea significativo para los novios, como lugares que hayan visitado juntos, nombres de flores o incluso personajes de sus películas favoritas. - Comunica el plan:
Haz un mapa del Seating Plan y colócalo en un lugar visible en la entrada del banquete. También puedes hacer tarjetas de sitio personalizadas para cada invitado, indicando su nombre y el número de mesa.
Consejos adicionales para un Seating Plan exitoso
- Mantén cierta flexibilidad en el plan, ya que pueden surgir cambios de último momento. Ten un par de mesas extras o asientos disponibles por si acaso.
- Siempre consulta con los novios sobre la distribución de los asientos, ya que ellos conocen mejor a sus invitados y pueden tener preferencias específicas.
- Considera las necesidades especiales de los invitados, como personas con movilidad reducida o niños pequeños, y asegúrate de hacer un evento lo más accesible posible.
Lectura recomendada: 8 puntos clave para organizar eventos más accesibles
Conclusión
Elaborar un Seating Plan puede parecer una tarea compleja, pero con una planificación adecuada y atención a los detalles, puede convertirse en una oportunidad para mejorar la experiencia de todos los asistentes.
La organización y distribución efectiva de los invitados no solo asegura el confort y la armonía durante el evento, sino que también contribuye a que los novios y sus seres queridos disfruten al máximo de ese día tan especial.
¿Buscas organizar una boda, conferencia, evento corporativo o hasta un evento deportivo? ¡Hazlo de manera eficaz con IventIA, nuestro software de eventos! IventIA te ofrece todas las herramientas que necesitas para hacer de la organización de eventos un proceso más fluido y exitoso.
¡Siguenos en Instagram!
